[Miễn phí] 8+ Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty mới nhất 2025

Quản lý thu chi bằng Excel là phương pháp truyền thống được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Mẫu file Excel quản lý thu chi giúp theo dõi chi tiết các giao dịch phát sinh công ty theo ngày, tháng, năm. Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phát triển với quy mô và khối lượng giao dịch lớn, liệu phương pháp này vẫn còn hiệu quả? Bài viết này sẽ phân tích ưu, nhược điểm của việc quản lý thu chi bằng Excel, giới thiệu mẫu file Excel quản lý thu chi mới nhất và giải pháp thay thế tối ưu.

1. Tổng hợp các mẫu file Excel quản lý thu chi công ty đơn giản

Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty được lập sẵn, kế toán doanh nghiệp chỉ cần nhập dữ liệu vào tổng hợp thu và tổng hợp chi thì các dữ liệu sẽ được tự động thay đổi. Tuy nhiên, với từng nhu cầu và điều kiện riêng của doanh nghiệp, kế toán vẫn có thể tự dựng file Excel quản lý thu chi riêng dựa trên mẫu có sẵn.

File Excel quản lý thu chi công ty đơn giản thường gồm các bảng:

Bảng kê số dư tiền theo ngày

Bao gồm các cột về:

Chỉ tiêu Số tài khoản hạch toán Số tài khoản ngân hàng Tên tài khoản ngân hàng Chi nhanh ngân hàng Cột ngày ( trong cột thì điền số tiền tương ứng)

Xem thêm: Mẫu báo cáo kết quả kinh doanh nội bộ mới nhất

Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

Gồm những nội dung:

Ngày hạch toán Ngày chứng từ Số phiếu thu Số phiếu chi Diễn giải Tài khoản TK đối ứng Số phát sinh Số tiền Người nhận/ người nộp Mã đối tượng Tên đối tượng Mã nhân viên Tên nhân viên Mã công trình

Sổ nhật ký thu tiền (tiền mặt)

Gồm các nội dung như sau:

Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ( số hiệu, ngày thàng) Diễn giải Ghi nợ TK111 Ghi có các TK Ghi có các TK khác

Sổ nhật ký chi tiền ( tiền mặt)

Bao gồm các mục sau:

Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ( số liệu, ngày thàng) Diễn giải Ghi có TK111 Ghi nợ các TK Ghi nợ các TK khác

Dùng thử miễn phí

Bảng kê số dư gửi ngân hàng

Gồm các mục:

Tài khoản ngân hàng Tên ngân hàng Chủ tài khoản Số dư đầu ký Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư cuối kỳ Chi nhanh

Sổ tiền gửi ngân hàng

Gồm các nội dung:

Tài khoản ngân hàng Ngày hạch toán Ngày chứng từ Số chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thu Chi Tiền Mục thu/chi Tên mục Thu/chi

Sổ nhật ký thu tiền TGNH

Với các nội dung:

Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK112 Ghi có các TK Ghi có các TK khác

Sổ nhật ký chi tiền - TGNH

Với các nội dung sau:

Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi có TK112 Ghi nợ các TK Ghi nợ các TK khác Ngoại tệ

2. Các mẫu file excel quản lý thu chi phổ biến khác

Ngoài những mẫu cơ bản, doanh nghiệp và cá nhân có thể tham khảo thêm các mẫu file Excel quản lý thu chi dưới đây để đáp ứng nhu cầu theo dõi tài chính đa dạng và chi tiết hơn:

File Excel thu chi sổ quỹ nội bộ

Doanh nghiệp nhỏ và vừa thường sử dụng mẫu này để ghi nhận đầy đủ các khoản thu - chi hàng ngày. File được thiết kế với các cột ngày tháng, nội dung thu chi, số tiền, người thực hiện và số dư quỹ, giúp bộ phận kế toán kiểm soát chính xác số tiền mặt trong két và giảm thiểu sai sót.

Tải file Excel thu chi sổ quỹ nội bộ tại đây

File Excel quản lý thu chi cửa hàng

Các cửa hàng bán lẻ thường áp dụng mẫu này để quản lý dòng tiền bán hàng, chi phí nhập hàng, chi phí vận hành và các khoản chi phát sinh khác. Nhiều mẫu file còn tích hợp bảng tổng hợp lãi lỗ, giúp chủ cửa hàng đánh giá hiệu quả kinh doanh theo ngày hoặc tháng.

Tải mẫu file Excel quản lý thu chi cửa hàng: Tại đây

File Excel kế toán nội bộ

Bộ phận kế toán nội bộ sử dụng mẫu này để tổng hợp và theo dõi toàn bộ hoạt động thu chi, công nợ, tạm ứng và các giao dịch nội bộ của doanh nghiệp. Nhờ đó, việc đối chiếu với báo cáo tài chính trở nên nhanh chóng và chính xác.

Tải mẫu file Excel kế toán nội bộ: Tại đây

Mẫu báo cáo thu chi hàng ngày, hàng tháng

Kế toán viên có thể dùng mẫu này để lập bảng tổng hợp doanh thu - chi phí theo ngày hoặc tháng, hỗ trợ so sánh số liệu giữa các kỳ và kịp thời phát hiện biến động bất thường.

Tải file báo cáo thu chi hàng ngày, hàng tháng tại đây

Mẫu Excel thu chi quỹ lớp

Ban cán sự lớp hoặc nhóm hoạt động tập thể thường sử dụng mẫu này để ghi chép minh bạch các khoản đóng góp, chi tiêu và số dư quỹ, đảm bảo tính công khai với tất cả thành viên.

Tải Mẫu Excel thu chi quỹ lớp tại đây

Mẫu file Excel quản lý thu chi cá nhân

Cá nhân hoặc hộ gia đình có thể dùng mẫu này để quản lý thu nhập và chi tiêu theo ngày, tuần hoặc tháng, từ đó lập kế hoạch tài chính hợp lý và tiết kiệm hiệu quả hơn.

Tải mẫu file excel quản lý thu chi cá nhân tại đây

Mẫu file Excel quản lý thu chi quán cafe

Chủ quán cafe thường áp dụng mẫu này để theo dõi tiền bán hàng, chi phí nguyên liệu, lương nhân viên và các khoản chi vận hành. File giúp quản lý ngân sách sát sao và tính toán lợi nhuận chuẩn xác.

Tải file Excel quản lý thu chi quán cafe tại đây

Mẫu file Excel quản lý chi phí công trình xây dựng

Các nhà thầu xây dựng sử dụng mẫu này để theo dõi chi phí vật liệu, nhân công, máy móc và các khoản chi khác liên quan đến từng công trình, từ đó kiểm soát ngân sách và hạn chế vượt dự toán.

Tải file Excel quản lý chi phí công trình xây dựng tại đây

3. Các nội dung cần có trong file excel quản ly thu chi

Quản lý thu chi đóng vai trò quan trọng đối với mỗi cá nhân, tổ chức bởi việc nắm bắt các khoản tiền thu vào, chi ra như thế nào sẽ giúp công ty nắm được tình hình dòng tiền hoạt động như thế nào để có kế hoạch chi tiêu hợp lý. Đa phần các doanh nghiệp đều lập bảng thu chi doanh nghiệp dưới hình thức bảng excel để dễ đánh giá.

File Excel quản lý thu chi thông thường sẽ bao gồm những nội dung sau:

• Tên bảng và thời gian áp dụng (ví dụ: “Bảng quản lý thu chi tháng 8/2025”) kèm thông tin đơn vị áp dụng và người lập.
• Ngày tháng phát sinh giao dịch.
• Số chứng từ hoặc hóa đơn liên quan (nếu có).
• Nội dung thu chi ghi rõ mục đích hoặc nguồn thu.
• Loại giao dịch: Thu hoặc Chi.
• Nhóm thu - chi: doanh thu bán hàng, lãi ngân hàng, chi phí nguyên liệu, lương nhân viên, chi cá nhân…
• Số tiền của từng giao dịch.
• Người thực hiện để dễ đối chiếu.
• Ghi chú cho thông tin bổ sung.
• Số dư quỹ/tài khoản được tính tự động sau mỗi giao dịch.
• Bảng tổng hợp cuối kỳ: tổng thu, tổng chi, chênh lệch thu - chi (lãi/lỗ) kèm biểu đồ minh họa.
• Phân tích tỷ lệ thu - chi theo từng nhóm bằng PivotTable hoặc SUMIF.
• Bảng kế hoạch và so sánh giữa dự kiến và thực tế (nếu cần quản lý sát sao).

Excel là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì đây là giải pháp quản lý miễn phí. Tuy nhiên, cách làm bảng thu chi Excel hoặc cách làm sổ thu chi nội bộ bằng Excel đòi hỏi kế toán phải có chuyên môn Excel tốt.

4. Cách lập bảng thu chi hàng tháng

Để lập một bảng thu chi hàng tháng hiệu quả, bạn có thể thực hiện theo 6 bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu quản lý

• Xác định bảng này dùng cho cá nhân, hộ gia đình, cửa hàng hay doanh nghiệp.
• Làm rõ mục đích: kiểm soát chi phí, tối ưu dòng tiền, hay đánh giá hiệu quả kinh doanh.

Bước 2: Lên danh sách nhóm thu và nhóm chi

• Nhóm thu: ví dụ như doanh thu bán hàng, tiền lãi ngân hàng, thu nhập khác.
• Nhóm chi: chi phí nhập hàng, chi phí vận hành, lương nhân viên, chi tiêu cá nhân…

Bước 3: Tạo bảng khung trên Excel

• Tạo các cột: Ngày tháng, Nội dung thu chi, Loại giao dịch (Thu/Chi), Số tiền, Người thực hiện, Số dư quỹ.
• Có thể thêm cột Ghi chú để lưu thông tin bổ sung.

Bước 4: Nhập dữ liệu phát sinh hàng ngày

• Ghi đầy đủ thông tin ngay khi phát sinh giao dịch để tránh sót hoặc nhầm lẫn.
• Mỗi khoản thu - chi nên kèm chứng từ hoặc hóa đơn để đối chiếu.

Bước 5: Sử dụng công thức tính tự động

• Dùng SUMIF để tính tổng thu và tổng chi theo từng nhóm.
• Dùng SUBTOTAL hoặc PivotTable để lọc dữ liệu nhanh.
• Thêm biểu đồ cột hoặc tròn để dễ dàng phân tích tỷ lệ thu - chi.

Bước 6: Kiểm tra và đối chiếu cuối tháng

• Đối chiếu số dư trên bảng với thực tế (tiền mặt, tài khoản ngân hàng).
• Phân tích chênh lệch nếu có và điều chỉnh kế hoạch chi tiêu cho tháng sau.

5. Tạo file excel quản lý thu chi tự động với phần mềm MISA AMIS Kế toán

Với các doanh nghiệp mới thành lập, quy mô siêu nhỏ, các giao dịch chưa nhiều và chủ yếu phát sinh bằng tiền mặt, việc sử dụng file Excel quản lý thu chi đơn giản là lựa chọn phổ biến để theo dõi tình hình doanh nghiệp. Điều này cũng áp dụng với cá nhân, các nhà hàng, cửa hàng nhỏ lẻ.

Tuy nhiên, khi số lượng giao dịch tăng lên, các nghiệp vụ kế toán phức tạp hơn, việc quản lý bằng Excel trở nên bất tiện và dễ gây ra lỗi. Lúc này, doanh nghiệp cần cân nhắc chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và khả năng mở rộng.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thu chi một cách tự động, nhanh chóng và chính xác giúp người làm công tác quản lý tài chính - kế toán tiết kiệm thời gian và công sức hiệu quả. MISA AMIS Kế toán tích hợp đầy đủ các chứng từ, biểu mẫu về nghiệp vụ Tiền để giúp kế toán tiện lợi hơn trong quá trình triển khai công việc.

Phần mềm cũng phát triển nhiều tính năng, tiện ích khác:

• Tự động nhập liệu và tổng hợp số liệu từ bill bán hàng, bảng kê ngân hàng…giải phóng kế toán khỏi nhập liệu thủ công. - Tự động trích xuất số liệu, lên báo cáo, sổ chi tiết Tiền chỉ với một click
• Cho phép dự báo dòng tiền, giúp dự báo dòng tiền thu, chi và tiền tồn tính đến một thời điểm trong tương lai gần để có thể cân đối các khoản thu chi, tránh tình trạng bội chi quỹ và cung cấp dự báo luồng tiền phục vụ công tác quản lý.
• Kết nối với Ngân hàng điện tử qua Bankhub, cho phép doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ về TGNH như chuyển tiền thanh toán, tra cứu số dư và lịch sử giao dịch trực tiếp trên phần mềm kế toán mà không phải ra Ngân hàng, tiết kiệm thời gian và chi phí cho Doanh nghiệp.

Dùng thử miễn phí

Kết luận

Nhằm giải quyết những bất cập và hạn chế khi doanh nghiệp quản lý thủ công bằng Excel, các phần mềm kế toán như phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ quản lý tài chính - kế toán tự động, nhanh chóng và chính xác hơn, cụ thể:

• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC và thông tư 200/2014/TT-BTC
• Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: Thương mại, dịch vụ, xây lắp, sản xuất
• Tự động lập các báo cáo quản trị: CEO/Chủ DN có thể theo dõi nhanh tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh, công nợ, tồn kho.. ngay trên điện thoại để kịp thời ra quyết định kinh doanh.

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính - kế toán hiệu quả hơn!